Ejemplo ilustrativo
No es un cliente real

Ejemplo ilustrativo, no es un cliente real. La empresa, los datos y la tarea están inventados. Las propuestas reales llevan sus propios datos y sus propias cifras.

Propuesta: presupuestos preparados desde el correo

Para Distribuciones Ejemplo, S. L. (empresa inventada). Preparada por Trébol Studio.

Referencia: EJEMPLO-0000
Fecha: [fecha de la propuesta]
Válida hasta: [fecha a acordar]
Respuesta a tu consulta: Por escrito, en menos de 24 horas, con una estimación de horas

0.Resumen en cuatro líneas

Qué: un agente que lee los correos que piden presupuesto y deja el borrador listo para revisar.
Para quién: Distribuciones Ejemplo, S. L., una empresa inventada que vende mobiliario a negocios.
Cuándo: en el plazo que se cierre por escrito antes de empezar.
Horas: una estimación de las horas que podrías recuperar, calculada con tus datos. Es una estimación, no una promesa.

1.El problema que hemos entendido

Cada día entran correos pidiendo precio. Alguien los lee, pasa los datos a una ficha y monta el presupuesto con la plantilla de siempre.

Es un trabajo repetido que quita tiempo a lo que se factura. Y cuando hay mucho trabajo, un presupuesto puede salir tarde.

«Monto cada presupuesto a mano, copiando de la plantilla de siempre.» Frase de ejemplo, no de un cliente.

2.Qué automatizamos

Leer cada correo de petición y entender qué se pide.
Extraer los datos: cliente, productos, cantidades y plazo.
Crear o actualizar la ficha del cliente en el programa de gestión de la empresa.
Rellenar la plantilla de presupuesto con las tarifas que aporta la empresa.
Avisar de lo que falta, por ejemplo el CIF del cliente.
Dejar el borrador en una bandeja, a la espera de revisión.

3.Qué NO automatizamos

Enviar un presupuesto al cliente sin que una persona lo apruebe.
Inventar precios. Si un artículo no está en la tarifa, el agente deja el hueco y avisa.
Decidir descuentos o condiciones especiales.
Contestar reclamaciones, aceptar pedidos o gestionar cobros.

4.Cómo se revisa

Cada borrador queda en espera. Una persona de la empresa lo abre, lo corrige y lo aprueba. Hasta entonces no sale nada.
Antes de usarlo, lo probamos con correos reales de la empresa: [cuántos, a acordar].
Criterio de «hecho»: la empresa revisa los borradores de prueba y da su visto bueno por escrito.
Cada acción del agente queda anotada. [duración del registro: a acordar en la propuesta real]

5.Plazo e hitos

Hito	Qué ocurre	Cuándo
Propuesta	Respondemos por escrito a tu consulta.	En menos de 24 horas
Aceptación	Aceptas la propuesta respondiendo al correo.	[a acordar]
Datos de prueba	Nos pasas correos y plantillas reales.	[a acordar]
Prueba	Revisas borradores hechos con tus casos.	[a acordar]
Puesta en marcha	El agente empieza a trabajar con tu visto bueno.	[a acordar]

Plazo total: [a cerrar por escrito antes de empezar]. Calendario de pagos por hitos: [a cerrar por escrito antes de empezar].

6.Qué entregas tú

Acceso, con permisos limitados y revocables, al buzón o carpeta de correo que se va a leer.
La plantilla de presupuesto y la tarifa vigente.
Una persona de contacto que revise borradores y resuelva dudas en [plazo de respuesta: a acordar].
Ejemplos de correos y presupuestos anteriores, sin datos que no hagan falta.
La lista de datos y documentos que el agente no debe tocar.

No necesitamos tus contraseñas personales. Trabajamos con accesos de permisos limitados que puedes revocar cuando quieras.

7.Qué entregamos nosotros

El agente configurado y probado con tus casos.
Una explicación breve de qué hace en cada situación.
Avisos configurados para los fallos que se pueden detectar.
Si algo falla, respuesta por escrito en menos de 24 horas.

8.Importes

Concepto	Importe
Construcción y puesta en marcha del agente	[a cerrar por escrito antes de empezar]
Mantenimiento mensual, opcional y desglosado	[a cerrar por escrito antes de empezar]
Costes mensuales de terceros, si los hay (licencia del modelo de IA, alojamiento, mensajería)	[a cerrar por escrito antes de empezar]

En una propuesta real, aquí va una cifra cerrada. En este ejemplo la omitimos a propósito. No publicamos tarifa porque cada tarea es distinta.

9.Riesgos y qué hacemos

Riesgo	Qué hacemos
El agente lee mal un correo.	Los casos dudosos se marcan, y cada borrador pasa por tu revisión antes de salir.
Falta un dato en el correo.	Deja el hueco, te avisa y no lo inventa.
El programa conectado cambia o falla.	Un aviso configurado nos lo indica. Te respondemos por escrito en menos de 24 horas.

10.Condiciones

Precio y plazo: cerrados por escrito antes de empezar. Lo que firmas es lo que pagas.
Aceptación: aceptas respondiendo a este correo. Hasta entonces no empezamos nada.
Tus datos: antes de ver ninguno, firmamos el contrato de encargo de tratamiento (RGPD). Si quieres leer el modelo, te lo enviamos por escrito.
Salida: si algún día quieres irte, te llevas lo hecho. Antes de cerrar, acordamos por escrito qué se entrega, en qué formato y qué pasa con los accesos.
Titularidad: lo que construimos para ti es tuyo al terminar y pagar. Nuestras herramientas y plantillas propias siguen siendo nuestras, con licencia de uso para ti.
Mantenimiento: es opcional, no hay permanencia y, si lo quieres, va desglosado con su importe en la propuesta.
Si no merece la pena: te lo decimos por escrito, con el motivo.

Ejemplo ilustrativo, no es un cliente real. Este documento solo enseña la estructura de una propuesta. Para pedir la tuya, escribe a info@trebolstudio.es.