Conciliación bancaria automática con IA

Qué es la conciliación bancaria

Conciliar es cruzar dos listas: los movimientos que aparecen en el banco y las facturas, cobros y pagos que tienes anotados. Si cada movimiento tiene su pareja, las cuentas cuadran.

Hecho a mano, es un trabajo lento y aburrido: línea a línea, comparando importes, fechas y nombres. Y es fácil que un error pase desapercibido hasta el cierre.

Dónde se pierde el tiempo

• Comparar cada movimiento con su factura, una por una.
• Repetirlo con cada cuenta y cada banco.
• Buscar la causa cuando algo no cuadra por pocos céntimos o por un cargo repetido.

Cómo funciona, paso a paso

1. Lee los movimientos y las facturas. Recoge los movimientos de tus cuentas y las facturas y pagos que ya tienes anotados.
2. Propone los cruces. Une cada movimiento con su factura o su pago, mirando importe, fecha y nombre.
3. Marca lo que no cuadra. Un movimiento sin factura, un importe distinto o un posible cargo repetido se señalan para que los mires.
4. Espera tu confirmación. No se registra ningún apunte hasta que tú lo confirmas.
5. Deja constancia. Cada cruce y cada decisión quedan anotados, para que puedas ver qué se hizo y cuándo.

El resultado es una lista corta: lo que cuadra queda listo para confirmar y solo revisas lo dudoso.

Un ejemplo, con datos inventados

Así se ve una propuesta de cruce. Dos movimientos cuadran. Dos piden tu atención: un recibo sin concepto y un cargo que parece repetido. Los importes quedan en blanco a propósito.

Qué hace y qué no

No prestamos asesoramiento jurídico, fiscal ni laboral. El ejemplo es ilustrativo y no corresponde a ningún cliente.

Qué necesitas tener

• Los movimientos de tus cuentas en un formato que se pueda leer. Si hoy los descargas a mano, en la propuesta te decimos si se pueden recibir de otra forma.
• Tus facturas y pagos anotados en algún programa o carpeta que se pueda conectar.
• Una persona que confirme los apuntes y resuelva las dudas.

Antes de ver ningún dato, firmamos contigo el contrato de encargo de tratamiento (RGPD).

Cómo se revisa

Antes de usarlo con tus cuentas, lo probamos con movimientos reales de un periodo ya cerrado, para comparar con lo que ya hiciste a mano.

Después, cada cruce propuesto espera tu confirmación. Si el importe o el proveedor no coinciden, el agente avisa y no registra nada. Si algo falla, te respondemos por escrito en menos de 24 horas.

Límites honestos

Si los movimientos del banco llevan conceptos poco claros, habrá más casos para revisar. Un cobro agrupado de varias facturas también pide más atención.

Y si apenas concilias unas pocas líneas al mes, probablemente no compense automatizarlo. Con la calculadora de la portada puedes estimarlo, y si no compensa, te lo decimos.