Agentes de IA para empresas: qué hacen y qué no

Qué es un agente de IA

Un agente de IA es un programa que sigue las reglas que fijamos contigo y hace una tarea concreta. Por ejemplo, leer el correo que entra, entender qué te piden y dejar preparado el resultado.

Lo que lo distingue de otros programas es que entiende textos escritos con naturalidad. Un correo de un cliente no tiene formato fijo, y aun así el agente saca los datos que necesitas.

Lo que lo distingue de una persona es que no se cansa ni se despista. Aun así puede equivocarse, y por eso no decide por ti: prepara el trabajo y se detiene.

Agente y chatbot: la diferencia

Se confunden con frecuencia. Un chatbot típico responde preguntas. Un agente hace la tarea de principio a fin y se detiene donde tú decides.

Qué tareas puede hacer en tu empresa

Los agentes funcionan mejor con tareas que se repiten y que empiezan con un texto: un correo, un mensaje, un documento.

• Leer y ordenar el correo. Entiende qué piden, lo clasifica y abre la ficha del cliente con sus datos.
• Preparar borradores. Rellena tu plantilla de presupuesto o de respuesta y la deja lista para revisar.
• Contestar preguntas repetidas. Horarios, disponibilidad o estado de un pedido, con tus reglas y a cualquier hora.
• Avisar de lo que falta. Detecta un dato ausente o un plazo sin fecha y te lo dice antes de que se convierta en un problema.
• Resumir conversaciones. Cuando algo pide criterio, te llega con la conversación resumida.

Qué no hace

Un agente no es un empleado. Estas cosas quedan fuera de lo que le pedimos:

• Tomar decisiones que piden criterio, como un descuento o una excepción.
• Inventar datos. Si falta un dato, deja el hueco y avisa.
• Firmar o enviar algo importante sin tu visto bueno, salvo lo que tú hayas decidido que puede salir solo.
• Dar asesoramiento jurídico, fiscal o laboral.
• Hacerse pasar por una persona. Cuando contesta a un cliente, avisa de que es un asistente y el cliente puede pedir hablar con una persona.

Un ejemplo, con datos inventados

Así se ordena un hilo de mensajes de una tienda. El agente contesta lo repetido con las reglas de la tienda. Lo que pide criterio pasa a una persona.

Cómo se supervisa

La supervisión no es opcional. Se diseña desde el primer día y la decides tú.

Al empezar, todo espera tu visto bueno. Con el tiempo, y solo si tú quieres, decides qué tareas pueden salir solas porque ya has comprobado que salen bien.

• Antes de usarlo, lo probamos con casos reales tuyos.
• Cada acción del agente queda anotada, para que puedas ver qué hizo y cuándo.
• Dejamos avisos configurados para los fallos que se pueden detectar.
• Si algo falla, te respondemos por escrito en menos de 24 horas.

Datos y privacidad

Un agente trabaja con datos de tu empresa y de tus clientes, así que lo primero es el contrato. Antes de ver ningún dato, firmamos contigo el contrato de encargo de tratamiento (RGPD).

Solo tratamos los datos que la tarea necesita. Te decimos por escrito qué proveedores intervienen, también si el agente usa IA con tus datos. Al terminar, te damos una copia descargable y después borramos tus datos, salvo lo que la ley nos obliga a guardar.

Si quieres leer el modelo de contrato o la ficha de seguridad, los enviamos por escrito a quien los pida.

Para saber más, puedes consultar el texto del RGPD y las guías de la Agencia Española de Protección de Datos.

Límites honestos

Un agente puede equivocarse, como una persona. Por eso prepara y tú decides lo importante. Con textos ambiguos o datos incompletos, el resultado necesitará más revisión.

Tampoco todo merece un agente. Si tu tarea es poco frecuente o muy particular, es posible que una automatización sencilla compense más. En ese caso te lo decimos.