Automatización para gestorías y asesorías

Dónde se van las horas en una gestoría

Cada cierre de mes se repite la misma escena. Hay clientes que no han mandado las facturas, extractos que llegan en formatos distintos y avisos que se hacen a mano, uno por uno.

Nada de eso es asesoría. Es trabajo previo, necesario y repetitivo, y casi siempre cae en las mismas personas.

Qué podemos automatizar

1. Aviso de documentación pendiente. Cada cliente recibe un aviso con lo que falta, con el tono y el calendario que decida la gestoría.
2. Lectura de facturas recibidas. Las facturas que llegan por correo se leen, se archivan en la carpeta del cliente y se propone el apunte.
3. Resumen por cliente. Para cada cierre, una lista clara de qué ha llegado, qué falta y qué dudas hay.
4. Avisos de vencimientos. Recordatorios con las fechas que la gestoría registra, para que nadie dependa de la memoria.

Lo que no hacemos

No prestamos asesoramiento jurídico, fiscal ni laboral. Los ejemplos de esta página son ilustrativos y no corresponden a clientes reales.

Cómo cambia un cierre de mes

Sin automatizar, el cierre empieza con una ronda de llamadas y correos para reclamar lo que falta. Después se abren los adjuntos uno por uno, se copian los datos y se archivan a mano.

Con el agente, el aviso sale solo el día que tú fijes. Las facturas que llegan por correo se leen y se guardan en la carpeta del cliente. Tu equipo empieza el cierre con una lista clara: qué ha llegado, qué falta y qué dudas hay.

El trabajo de criterio no cambia, sigue siendo de tu equipo. Lo que cambia es que llega con el trabajo previo hecho.

Un ejemplo, con datos inventados

Así se ve el tablero de documentación de un mes. Lo que falta tiene su aviso enviado. Lo recibido espera la validación de una persona. Lo validado queda aparte.

Cómo se revisa

Cada apunte propuesto queda en espera hasta que lo valida la persona que tú decidas: tú o alguien de tu equipo. Si el importe o el proveedor no coinciden, el agente avisa y no registra nada.

Antes de usarlo con clientes reales, lo probamos con facturas y casos reales de la gestoría. Cada acción queda anotada, y si algo falla te respondemos por escrito en menos de 24 horas.

Qué necesitas tener

• El programa de contabilidad o de gestión que ya usas, siempre que se pueda conectar.
• Una lista de qué documentos pide la gestoría a cada tipo de cliente.
• Una persona que valide los primeros apuntes y ajuste las reglas.
• Ejemplos reales de facturas y extractos, sin datos que no hagan falta.

Antes de ver ningún dato, firmamos contigo el contrato de encargo de tratamiento (RGPD).

Límites honestos

Las facturas escaneadas con mala calidad o escritas a mano se leen peor. Habrá más casos para revisar y te lo diremos en la propuesta.

Si cada cliente trabaja con un formato distinto, conviene empezar por los clientes más numerosos y ampliar después. No todo se automatiza de golpe.